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KI in der Verwaltung

KI-Einsatz: Wer Prozesse und Aufgaben automatisieren will, muss diese zuerst ganz genau verstehen

KI-Anwendungen können Beschäftigte unterstützen und entlasten. Aber nicht alle Tätigkeiten lassen sich gleich gut und manche sogar überhaupt nicht automatisieren. Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit Arbeitsprozesse durch den KI-Einsatz tatsächlich besser werden?

Wenn es um die Automatisierung von Arbeitsabläufen geht, genügt es nicht, nur die technische Machbarkeit zu bewerten. Bei der Einführung von KI-Systemen ist stattdessen eine ganze Reihe weiterer Aspekte zu beachten. Wichtig ist vor allem ein genaues Verständnis der Ist-Aufgaben und -Prozesse, betont der Diplom-Psychologe David Kremer in seinem Vortrag „Arbeits- und Prozessgestaltung für KI-Anwendungen“. Denn derzeit lassen sich vor allem Routinetätigkeiten gut auf KI-Systeme übertragen. Damit sind Tätigkeiten gemeint, die einen vergleichsweise niedrigen kognitiven und kommunikativen Aufwand erfordern. Ob Aufgaben aber routinemäßig erfüllt werden können, lässt sich nicht immer auf den ersten Blick erkennen – häufig ist eine eingehende Analyse notwendig. Geprüft werden muss auch, ob die Automatisierung solcher Routinetätigkeiten tatsächlich zu einer Entlastung der Beschäftigten führt. Denn unter Umständen kann es dabei zu einer Verdichtung anspruchsvoller Aufgaben kommen, aus der dann sogar eine steigende Belastung resultiert. Ein weiterer Grund für die Notwendigkeit eines guten Aufgaben- und Prozessverständnis besteht aber auch darin, dass Aufgaben und Prozesse vor ihrer Automatisierung optimiert werden sollten. Sonst wird nämlich aus einem schlechten Prozess einfach nur ein schlechter automatisierter Prozess. Im Projekt SmartAIWork hat David Kremer mit Kolleg*innen und Anwender*innen eine Toolbox entwickelt, die helfen soll, diese und weitere Aspekte und Voraussetzungen bei der Einführung von KI-Systemen zu prüfen.

Der Diplom-Psychologe David Kremer ist Forscher und Projektleiter am Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation in Stuttgart. In unserem 7. KI-Lab am 13. Januar 2022 referierte er zum Thema „Arbeits- und Prozessgestaltung für KI-Anwendungen“.

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Veröffentlicht am 20. Apr 2022 zum Thema: KI in der Verwaltung