Als eine der Trägerinnen der gesetzlichen Unfallversicherung betreut die VBG rund 1,8 Millionen Mitgliedsunternehmen aus über 100 Branchen. Sie unterstützt beispielweise in Themen wie Arbeitsschutz, Gesundheitsgefahren und Rehabilitation nach einem Arbeitsunfall. Im Kontakt mit ihren Versicherten werden seitens der VBG jährlich rund 4,2 Millionen Schreiben versendet, viele davon enthalten komplexe Fachbegriffe oder juristische Passagen. Das führt häufig zu Rückfragen und hohem telefonischen Klärungsbedarf. Seit Mitte Oktober setzen die Beschäftigten der VBG nun Künstliche Intelligenz (KI) dafür ein, um die Schreiben einfacher, klarer und verständlicher zu gestalten. Mit nur wenigen Klicks generiert die KI-Anwendung optimierte Formulierungsvorschläge, die die Kommunikation mit den Versicherten und Mitgliedsunternehmen verbessern sollen.

Das Projekt setzt einen wichtigen Impuls für die Zukunftsfähigkeit der Verwaltung. Sie erleichtert den Zugang zu Informationen, sorgt für reibungslose Abläufe und stärkt gleichzeitig das Vertrauen in die Arbeit der VBG. Das Tool ist als Add-in in Microsoft Word integriert und funktioniert so unkompliziert wie eine Rechtschreibprüfung: Beschäftigte markieren Textstellen, die überarbeitet werden sollen, und erhalten sofort Vorschläge für verständlichere Formulierungen. Diese können geprüft, angepasst oder direkt übernommen werden. So sollen weniger Rückfragen entstehen und dadurch mehr Zeit für die fachliche Arbeit und die persönliche Betreuung der Versicherten bleiben.

Von Beginn an waren die Beschäftigten der VBG an der Entwicklung der Anwendung kontinuierlich beteiligt. Ihre Perspektiven, Bedürfnisse und Erfahrungen aus dem Arbeitsalltag tragen maßgeblich dazu bei, dass die Anwendung in der Praxis überzeugt. Vor dem offiziellen Start wurden die Ergebnisse der Anwendung zudem ausgiebig mit ausgewählten Versicherten und Mitgliedsunternehmen getestet – mit positiver Resonanz. Sie bewerteten die überarbeiteten Schreiben als kürzer, klarer und leichter verständlich.

Im Zuge des Praxisstarts der Anwendung wurden die Beschäftigten der VBG umfassend qualifiziert. Auch nach der Einführung des Tools werden regelmäßige Sprechstunden angeboten, um Fragen zu beantworten und Erfahrungen zur Nutzung auszutauschen. Damit sind die Voraussetzungen geschaffen, dass möglichst viele der 2.500 Beschäftigten die Anwendung in den kommenden Wochen und Monaten ausprobieren und dadurch eine merkliche Arbeitserleichterung spüren.

Das vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) mit rund 800.000 Euro finanzierte Projekt hat das Potenzial, in weiteren Behörden der Arbeits- und Sozialverwaltung und darüber hinaus zum Einsatz zu kommen: Künftig könnten Millionen von Behördenanschreiben pro Jahr mithilfe der Technologie optimiert werden. Der Quellcode wird voraussichtlich ab Ende 2025 als Open Source veröffentlicht. Dabei lassen sich verschiedene Sprachmodelle einbinden – für flexible Einsatzmöglichkeiten auch in anderen Bereichen. Das Leuchtturmprojekt steht damit beispielhaft für die schnelle, effektive und wirkungsvolle Umsetzung einer Maßnahme zur Verwaltungsmodernisierung aus der 2024 beschlossenen Digitalisierungsstrategie der Arbeits- und Sozialverwaltung.

Mit der Strategie, die insgesamt 60 Maßnahmen umfasst, verfolgen das Bundesministerium und die Behörden aus dem Geschäftsbereich des BMAS das Ziel, die Verwaltung zu modernisieren und zu digitalisieren und dafür insbesondere KI-Anwendungen einzusetzen, so wie dies auch in der kürzlich beschlossenen Modernisierungsagenda der Bundesregierung vereinbart wurde. Leuchtturmprojekte wie das mit der VBG, oder die „Künstliche Intelligenz für risikoorientierte Arbeitgeberprüfungen (KIRA)“ der Deutschen Rentenversicherung (DRV Bund) und der Einsatz von KI zur Unfallprävention bei der Berufsgenossenschaft der Bauwirtschaft (BG BAU) zeigen dabei ganz konkret, welche Potenziale KI für eine effizientere und bürger*innennähere Verwaltung hat.

Hinter der nun ausgerollten KI-Anwendung bei der VBG steckt eine interessante Geschichte: Diese reicht bis zur ersten Runde des Ideenwettbewerbs „Gemeinsam wird es KI“ unserer Civic Innovation Platform (CIP) zurück. Das Potenzial, das hinter der Idee steckte, zeigte sich bereits damals deutlich, und die Ursprungsidee wurde 2021 als vielversprechende Lösung für eine gesellschaftliche Herausforderung in der Frühphase ausgezeichnet.

Die KI-Anwendung wurde weiterentwickelt und technisch anders aufgesetzt, ist aber ein gutes Beispiel dafür, wie die verschiedenen Unterstützungs- und Förderinstrumente der Abteilung D, Denkfabrik Digitale Arbeitsgesellschaft, im Verbund fungieren und erfolgreiche KI-Projekte von einer ersten Idee einer gemeinwohlorientierten Graswurzelbewegung bis hin zur ausgereiften Anwendung in einer großen Behörde der Arbeits- und Sozialverwaltung vorantreiben, von der nun viele Millionen Bürger*innen profitieren werden.