Die Behörden der Arbeits- und Sozialverwaltung versenden jedes Jahr viele Millionen Schreiben. Viele davon sind nicht einfach zu verstehen – sie enthalten lange Sätze, verschachtelte Formulierungen und komplexe Fachbegriffe. Dies führt häufig zu Rückfragen und zusätzlichem Klärungsaufwand auf beiden Seiten. Mit Behörden-KlarText ändert sich das nun: Die neue KI-Anwendung unterstützt Mitarbeitende in der öffentlichen Verwaltung, Schreiben so zu formulieren, dass Bürgerinnen und Bürger sie leichter verstehen können.

Texte werden prägnanter, Inhalte sind klarer strukturiert und wichtige Informationen lassen sich schneller erfassen, ohne dabei jedoch die fachliche Präzision und rechtliche Verlässlichkeit der Schreiben zu beeinträchtigen. Das verbessert den Dialog mit Bürger*innen und Ansprechpersonen in Unternehmen, vermeidet Missverständnisse, schafft Zeit für fachliche Arbeit und persönliche Betreuung ­­­– und sorgt für mehr Vertrauen und Transparenz.

Behörden-Klartext ist als Add-In direkt in Microsoft Word integriert und kann für neue wie auch bestehende Dokumente verwendet werden. Dabei funktioniert die Anwendung praktisch so unkompliziert wie eine automatische Rechtschreibprüfung: Nutzer*innen markieren schwierige Textstellen und erhalten mit nur einem Klick Vorschläge für einfachere und verständlichere Formulierungen. Die Vorschläge werden von den Mitarbeitenden geprüft, können mit dem ursprünglichen Text verglichen und direkt übernommen oder bei Bedarf angepasst werden.

Seit Januar 2026 steht die Anwendung als Open-Source-Software kostenlos zur Verfügung, damit alle Behörden der Arbeits- und Sozialverwaltung und darüber hinaus mit ihrer Hilfe verständlichere Schreiben formulieren können.

Behörden-KlarText ist eine Maßnahme der Digitalisierungsstrategie der Arbeits- und Sozialverwaltung zur Nutzung Künstlicher Intelligenz für bessere Services für Bürger*innen und zur Entlastung von Verwaltungsmitarbeitenden. Entwickelt und erprobt wurde die Anwendung bei der Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (VBG) auf der Grundlage der im „Netzwerk KI in der Arbeits- und Sozialverwaltung“ gemeinsam entwickelten Leitlinien für den KI-Einsatz in der Verwaltung. Als Trägerin der gesetzlichen Unfallversicherung betreut die VBG rund 1,8 Millionen Mitgliedsunternehmen und versendet jährlich etwa 4,2 Millionen Schreiben. Auf Grund der hohen Anzahl an Schreiben und vielfältigen Anwendungsszenarien stellte die VBG eine ideale Pilotbehörde dar, um die KI-Assistenz praxisnah zu entwickeln, zu testen und für eine spätere Nachnutzung vorzubereiten.

Behörden-KlarText wurde von Beginn an nicht als Insellösung, sondern nach dem EfA-Prinzip („Einer für Alle“) als nachnutzbare, skalierbare und offen gestaltete KI-Anwendung konzipiert. Ziel war es, die Erfahrungen und Ergebnisse aus dem Leuchtturmprojekt für andere Behörden und Organisationen nutzbar zu machen und so verständliche Verwaltungssprache flächendeckend zu stärken. Mit der Open-Source-Veröffentlichung der vollständigen Codebasis wurde nun ein zentraler Meilenstein des Projektes erreicht. Damit wird Behörden-KlarText für alle interessierten Organisationen zugänglich – innerhalb wie außerhalb der Arbeits- und Sozialverwaltung.

Die Entscheidung für die Entwicklung einer eigenen KI-Anwendung wurde dabei ganz bewusst getroffen. Am Markt verfügbare, allgemeine KI- oder LLM-Anwendungen sind vielseitig einsetzbar, berücksichtigen jedoch nicht die besonderen Anforderungen behördlicher Kommunikation. Sie verfügen weder über eine einheitliche Definition von verständlicher Kommunikation noch über festgelegte Arbeitsabläufe oder spezifische Hilfestellungen für den Verwaltungsalltag.

Behörden-KlarText ist gezielt auf den Einsatz in der Verwaltung zugeschnitten, beispielsweise im Hinblick auf spezifische Datenschutzanforderungen, die allgemeine KI-Anwendungen häufig nicht erfüllen. Zudem kann die Anwendung im lokalen Rechenzentrum betrieben werden, die Nutzung kommerzieller Cloud-Anbieter ist daher keine Voraussetzung.

Außerdem wurde Behörden-KlarText so konzipiert, dass die Anwendung ist nicht an ein bestimmtes KI-Sprachmodell gebunden ist. Die Software lässt sich dadurch flexibel mit unterschiedlichen KI-Sprachmodellen nutzen, grundlegende Systemänderungen sind dafür nicht erforderlich. So wird es möglich, auf neuere, leistungsfähigere Modelle umzusteigen oder veränderten organisatorischen, rechtlichen oder technischen Anforderungen gerecht zu werden.

Damit kann Behörden-KlarText verantwortungsvoll, sicher und flexibel in bestehende Arbeitsumgebungen und -abläufe verschiedener Behörden eingebunden werden, ohne etablierte Prozesse zu unterbrechen.

Die ab sofort mögliche Nachnutzung der vom BMAS mit 800.000 Euro finanzierten Anwendung ist ein Meilenstein der Verwaltungsmodernisierung. Schon für 2026 ist die Einführung bei der gesetzlichen Unfallversicherung als „UV-KlarText“ geplant. Künftig können Millionen Bürger*innen von dieser wegweisenden Innovation profitieren.

Die Idee, die Behörden-KlarText zugrunde liegt, wurde bereits 2021 beim Wettbewerb „Gemeinsam wird es KI“ der Civic Innovation Platform (CIP) ausgezeichnet. Die heutige, technisch abgewandelte Anwendung ist ein Beispiel dafür, wie Impulse aus der Zivilgesellschaft, gezielte Förderung und behördliche Umsetzung zusammenwirken können.

Die technische Dokumentation für Behörden-KlarText steht hier als Open Source auf OpenCode zur Verfügung.